Erklärvideo Verwaltungsdigitalisierung und E-Government: Bürger und Mitarbeiter mitnehmen

Die Kommunikationslücke bei der Verwaltungsdigitalisierung

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Viele dieser Leistungen sind heute online verfügbar - aber die Nutzungsraten sind oft enttäuschend niedrig. Der Grund: Bürger wissen nicht, dass der Online-Dienst existiert, oder sie trauen sich nicht, ihn zu nutzen, weil die Benutzeroberfläche ungewohnt ist. Ein kurzes Erklärvideo, das Schritt für Schritt zeigt, wie ein digitaler Antrag gestellt wird, kann die Nutzungsrate eines Online-Dienstes innerhalb kurzer Zeit verdoppeln.

Zwei Zielgruppen, eine Lösung

Erklärvideos zur Verwaltungsdigitalisierung adressieren gleichzeitig zwei wichtige Zielgruppen. Erstens die Bürger: Sie sollen motiviert und befähigt werden, digitale Behördengänge selbstständig durchzuführen. Das reduziert den persönlichen Beratungsaufwand in Bürgerämtern und Wartezeiten auf beiden Seiten. Zweitens die Verwaltungsmitarbeiter: Bei der Einführung neuer Software, neuer Prozesse oder neuer rechtlicher Anforderungen müssen Mitarbeiter schnell und kompetent auf den neuesten Stand gebracht werden. Ein intern eingesetztes Schulungsvideo ersetzt aufwendige Präsenzschulungen und ist jederzeit verfügbar.

Einsatzbeispiele aus der Praxis

Kommunen in Deutschland setzen Erklärvideos bereits erfolgreich in verschiedenen Kontexten ein. Ein Erklärvideo zur Ummeldung des Wohnsitzes erklärt in zwei Minuten, welche Unterlagen benötigt werden, wie das Online-Formular ausgefüllt wird und was nach dem Absenden passiert. Ein Video zum digitalen Personalausweis erläutert die eID-Funktion und zeigt, wie sie für Online-Dienste aktiviert wird. Ein Schulungsvideo für Sachbearbeiter erklärt den Umgang mit einem neuen Dokumentenmanagementsystem und reduziert Fehler in der täglichen Arbeit. Alle diese Videos lassen sich mit einem einmaligen Produktionsbudget erstellen und danach unbegrenzt oft einsetzen.

Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit als Anforderungen

Für öffentliche Auftraggeber gelten besondere Anforderungen an Barrierefreiheit. Videos auf Behördenwebsites müssen Untertitel oder Audiodeskription haben, um den Anforderungen der BITV 2.0 zu entsprechen. 3DStory liefert alle Produktionen mit Untertiteldatei auf Wunsch und kann auch mehrsprachige Versionen desselben Videos erstellen. Das ist besonders wertvoll für Kommunen mit hohem Anteil nichtdeutschsprachiger Einwohner, die bestimmte Verwaltungsleistungen bisher gar nicht oder nur mit Dolmetscher nutzen konnten. Ein Video in einfacher Sprache senkt zudem die Einstiegshürde für Menschen mit geringer Lesekompetenz.

Integration auf Behördenwebsites und Bürgerportalen

Ein Erklärvideo zur Verwaltungsdigitalisierung entfaltet seinen größten Nutzen direkt am Ort des Bedarfs. Das bedeutet: Das Video zur Online-Kfz-Zulassung ist auf der entsprechenden Serviceseite eingebunden, das Video zum Elterngeldantrag direkt auf der Antragseite. Wenn Nutzer an einer bestimmten Stelle unsicher sind, finden sie sofort visuelle Unterstützung - ohne das Portal verlassen zu müssen. Diese kontextsensitive Integration ist weit wirkungsvoller als ein allgemeines Einführungsvideo auf der Startseite. 3DStory liefert das Video als MP4, das in jedes CMS oder Bürgerportal eingebunden werden kann.

Wirtschaftlichkeit und Förderungsmöglichkeiten

Die Produktion eines professionellen Erklärvideos zur Verwaltungsdigitalisierung ist eine wirtschaftliche Investition, die sich schnell rechnet. Wenn durch das Video auch nur zehn Prozent der bisherigen persönlichen Anfragen in selbstständige Online-Transaktionen umgewandelt werden, spart das der Verwaltung Stunden an Bearbeitungszeit pro Monat. Für kommunale Projekte zur Digitalisierung gibt es zudem Förderprogramme des Bundes und der Länder, die auch Kommunikationsmaßnahmen wie Erklärvideos abdecken können. Es lohnt sich, die Videoproduktion im Rahmen eines OZG-Umsetzungsprojekts oder einer Digitalstrategie zu beantragen.